Политика в отношении обработки персональных данных
Версия для печатиПОЛИТИКА
в отношении обработки персональных данных и
реализации требований к защите персональных данных
в федеральном казенном учреждении
«Российский государственный военно-исторический архив»
1.1. Настоящий документ определяет политику федерального казенного учреждения «Российский государственный военно-исторический архив» (РГВИА) (далее – Архив) в отношении обработки персональных данных и реализации требований к защите персональных данных (далее - Политика) в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Политика разработана с целью обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных. Архив публикует Политику в свободном доступе.
1.2. В настоящей Политике используются следующие основные понятия:
персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно определённому, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2. Правовые основания обработки персональных данных.
Обработка персональных данных в Архиве осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» и другими нормативными актами и документами, регламентирующими в Архиве вопросы обработки персональных данных, согласиями субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.
3. Принципы обработки персональных данных в Архиве:
3.1. Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе.
3.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
3.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
3.4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
3.5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки и не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
3.6. При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Принимаются необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
3.7. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом, подлежат уничтожению либо обезличиванию.
4. Цели обработки персональных данных:
– обеспечение соблюдения Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РФ, локальных нормативных актов Архива;
– ведение бухгалтерского и налогового учёта;
– формирование, изготовление и своевременная подача бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности;
– регулирование трудовых отношений с работниками Архива (содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);
– профилактика коррупционных правонарушений;
– защита жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
– подготовка, заключение, исполнение и прекращение договоров с контрагентами;
– обеспечение пропускного и внутриобъектового режимов на территории Архива;
– исполнение судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством РФ об исполнительном производстве;
– осуществление прав и законных интересов Архива в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами Архива;
– иные законные цели.
5. Состав и субъекты персональных данных.
5.1. Архив осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных в следующем объеме:
- работники архива (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, половая принадлежность, гражданство, сведения о месте регистрации и месте фактического проживания, номер домашнего и мобильного телефона, адрес электронной почты, семейное положение и состав семьи, имущественное положение, сведения о воинском учёте, образование, профессия, фотографии, сведения о награждении государственными и ведомственными наградами, иными наградами, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, сведения о документах, удостоверяющих личность; сведения об отсутствии судимости);
- физические лица, состоящие в гражданско-правовых и иных договорных отношениях с Архивом (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, сведения о месте регистрации, номер мобильного и домашнего телефона, адрес электронной почты, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, сведения о документах, удостоверяющих личность, банковские реквизиты);
- физические лица, получающие архивную информацию от Архива (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, гражданство, номер домашнего или мобильного телефона, адрес электронной почты, сведения о документах, удостоверяющих личность, сведения о месте регистрации, образование, ученое звание (степень), место работы (учебы) и должность (при наличии));
- студенты профильных ВУЗов, проходящие практику в Архиве(фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, номер мобильного телефона, сведения о документах, удостоверяющих личность);
- законные представители физических и юридических лиц (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, сведения о месте регистрации, номер мобильного телефона, адрес электронной почты, сведения о документах, удостоверяющих личность);
Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в Архиве не осуществляется, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 2.1 статьи 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
5.2. Субъекты персональных данных (физические лица):
– работники Архива, бывшие работники, кандидаты на замещение вакантных должностей, а также родственники работников;
– посетители и контрагенты Архива (физические и юридические лица);
– представители физических и юридических лиц;
– другие субъекты персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в разделе 4 Политики).
6. Обработка персональных данных.
6.1. Обработка персональных данных осуществляется Архивом с использованием средств автоматизации, а также без использования таких средств (на бумажном носителе информации).
6.2. Архив не предоставляет и не раскрывает сведения, содержащие персональные данные субъектов, третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью, а также в случаях, установленных федеральными законами.
6.3. По мотивированному запросу исключительно для выполнения возложенных законодательством функций и полномочий персональные данные субъекта персональных без его согласия могут быть переданы:
– в судебные органы в связи с осуществлением правосудия;
– в органы федеральной службы безопасности;
– в органы прокуратуры;
– в органы полиции;
– в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения.
6.4. Сроки хранения носителей персональных данных определены Номенклатурой дел Архива.
7. Конфиденциальность персональных данных.
7.1. Информация, относящаяся к персональным данным, ставшая известной в связи с реализацией трудовых отношений и в связи с осуществлением уставной деятельности Архива, является конфиденциальной информацией и охраняется законом.
7.2. Работники Архива и иные лица, получившие доступ к обрабатываемым персональным данным, подписывают обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, а также предупреждаются о возможной дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в случае нарушения норм и требований действующего законодательства РФ в области обработки персональных данных.
8. Права субъектов персональных данных.
8.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
– подтверждение факта обработки персональных данных Архива;
– правовые основания и цели обработки персональных данных;
– цели и применяемые Архивом способы обработки персональных данных;
– наименование и место нахождения Архива, сведения о лицах (за исключением работников архива), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Архивом или на основании федерального закона;
– обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
– сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
– порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
– иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.
Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, Архив, до начала их обработки обязан сообщить субъекту персональных данных свое наименование, адрес, цель обработки, перечень предполагаемых пользователей персональных данных; перечислить права с